○杵藤地区広域市町村圏組合個人情報の取扱いに関する管理規程
令和5年3月28日
訓令第4号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第7条)
第3章 職員の責務(第8条・第9条)
第4章 保有個人情報の取扱い(第10条―第16条)
第5章 情報システムにおける安全の確保等(第17条―第30条)
第6章 情報システム室等の安全管理(第31条・第32条)
第7章 保有個人情報の提供・業務の委託等(第33条―第35条)
第8章 サイバーセキュリティの確保(第36条)
第9章 安全確保上の問題への対応(第37条―第39条)
第10章 監査及び点検の実施(第40条―第42条)
第11章 補則(第43条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、杵藤地区広域市町村圏組合(以下「組合」という。)が保有する個人情報(以下「保有個人情報」という。)について、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第66条第1項に規定する保有個人情報の漏えい、滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)の防止その他の保有個人情報の安全管理のための必要かつ適切な措置(以下「安全管理措置」という。)の基準を定めることにより、組合行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
(定義)
第2条 この訓令における用語は、法及び個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。)並びに杵藤地区広域市町村圏組合個人情報保護法施行条例(令和5年条例第1号。以下「法施行条例」という。)において使用する用語の例による。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 管理者は、組合における保有個人情報の安全管理措置に関する事務を総括させるために、総括保護管理者を置く。
2 総括保護管理者は、事務局長をもって充てる。
(保護管理者及び保護担当者)
第4条 管理者は、保有個人情報を取り扱う課に保護管理者を置き、必要がある場合は、保護担当者を置くことができる。
2 保護管理者は、所長又は課長をもって充てる。
3 保護管理者は、所管する課において保有個人情報の安全管理措置を適切に講じるものとし、保有個人情報を情報システムで取り扱う場合、当該情報システムの管理者と連携して、その任にあたるものとする。
4 保護管理者は、保有個人情報を取り扱う職員(会計年度任用職員、非常勤職員その他の職員を含む。以下同じ。)及び各職員が取り扱う保有個人情報の範囲を指定するものとする。
5 保護担当者は、保護管理者を補佐し、課における保有個人情報の安全管理措置に関する事務を担当するものとする。
(システム管理者)
第5条 管理者は、情報システムを管理する課にシステム管理者を置く。
2 システム管理者は、保有個人情報のうち情報システムで取り扱うものについての安全管理措置を講ずるものとする。
(監査責任者)
第6条 管理者は、保有個人情報の管理の状況についての監査をさせるために、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、事務局次長をもって充てる。
(管理体制)
第7条 総括保護管理者は、保有個人情報の管理に関する重要事項の決定、連絡・調整等を行うために必要があると認めるときは、関係職員を委員とする杵藤地区広域市町村圏組合情報公開・個人情報保護調整委員会(以下「調整委員会」という。)を開催することができる。
2 調整委員会に関し必要な事項は、事務局長が別に定める。
3 保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備するものとする。
(1) 職員がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合の総括保護管理者への報告連絡体制
(2) 漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から総括保護管理者等への報告連絡体制
(3) 保有個人情報を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
(4) 漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した旨の報告連絡を受けた場合の対応体制
第3章 職員の責務
(教育研修)
第8条 総括保護管理者は、職員に対し、個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 総括保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、保有個人情報の適切な管理のための教育研修を行うものとする。
4 保護管理者は、所管する課の職員に対し、保有個人情報の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を与える等の必要な措置を講ずるものとする。
(職員の責務)
第9条 職員は、法及び法施行条例の趣旨に則り、関連する法令等の規定並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。
2 職員は、漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護管理者に報告しなければならない。
3 総括保護管理者及び保護管理者は、保有個人情報がこの訓令等に基づき適正に取り扱われるよう、職員に対して必要かつ適切な監督を行わなければならない。
第4章 保有個人情報の取扱い
(アクセス及び複製等の制限)
第10条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限を有する職員とその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。この場合において、アクセスは必要最小限としなければならない。
4 保護管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定するものとする。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(訂正)
第11条 職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第12条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、保管場所には施錠等を行うものとする。
2 職員は、保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し又は持ち出す場合は、原則として、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
(誤送信等の防止)
第13条 職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第14条 職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄をするものとする。
2 前項の規定による消去又は廃棄をした場合には、当該消去又は廃棄をした記録を保存するものとする。
(外的環境の把握)
第15条 保有個人情報が、外国(民間事業者が提供するクラウドサービスを利用する場合におけるクラウドサービス提供事業者が所在する外国及び個人データが保存されるサーバが所在する外国が該当する。)において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(取扱状況の記録)
第16条 保護管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱状況について記録するものとする。
第5章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第17条 システム管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等の認証機能を設定するなどのアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
2 システム管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の記録及び監視)
第18条 システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、アクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、定期又は随時に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 システム管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
3 システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため、アクセス記録を定期的に確認する等の必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第19条 システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第20条 システム管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第21条 システム管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第22条 職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。
2 保護管理者は、前項の保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(入力情報の照合等)
第23条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。
(暗号化)
第24条 システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、暗号化(適切なパスワードの選択、その漏えい防止等を含む。以下同じ。)のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、前項の規定による措置を踏まえ、適切に暗号化を行うものとする。
(バックアップ)
第25条 システム管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第26条 システム管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第27条 システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第28条 システム管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、システム管理者が必要と認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第29条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第30条 システム管理者は、保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
第6章 情報システム室等の安全管理
(入退管理)
第31条 システム管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。
2 システム管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
3 システム管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室等の管理)
第32条 システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 システム管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第7章 保有個人情報の提供・業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第33条 保護管理者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わすものとする。
2 保護管理者は、前項の場合において、提供先に対して安全確保の措置を求めるとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、措置状況を確認してその結果を記録するとともに、必要に応じて改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、法第69条第2項第3号の規定に基づき他の行政機関等に保有公人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、法第70条の規定に基づき、前2号に規定する措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第34条 保護管理者は、保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託(以下「外部委託」という。)する場合において、保有個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講じるものとする。
2 保護管理者は、外部委託に係る契約書には、次の事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合を含む。以下同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況の定期的報告に関する事項及び委託先(再委託先を含む。)における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項
3 外部委託する場合における取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
4 委託期間が1年以上となる外部委託の場合(委託期間が1年以内である外部委託の期間満了後に、再度同じ委託先と同様の外部委託契約を締結すること等により、連続した委託期間が1年以上となる場合を含む。)において、業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容や量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、原則として、少なくとも年1回以上、委託先に報告を求めるものとし、必要に応じて実地検査により確認するものとする。
6 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。
第35条 保有個人情報を提供し、又は外部委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部または一部を削除し、又は別の記号に置き換える等の措置を講ずるものとする。
第8章 サイバーセキュリティの確保
(サイバーセキュリティの関する対策の基準等)
第36条 個人情報を取扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保するものとする。
第9章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第37条 保有個人情報の漏えい等安全管理のうえで問題となる事案の発生又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告するものとする。この場合において、漏えい等が外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染によるものであるときには、保護管理者は、システム管理者に報告するものとする。
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜く等被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に個人情報の漏えい等報告書(様式第1号)により報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について、口頭等により報告するものとする。
4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を管理者に速やかに報告するものとする。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、必要に応じて他の部署に再発防止措置を共有するものとする。
(法に基づく報告等)
第38条 総括保護管理者は、法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)への報告及び同条第2項の規定による本人への通知(以下次条において「法に基づく報告等」という。)を要する場合には、前条各号と並行して、速やかに所定の手続きを行うとともに、委員会による事案の把握等に協力するものとする。
2 総括保護管理者は、次条第1項に規定する公表を行ったとき(法に基づく報告等を要する場合を除く。)、個人情報保護に係る内部規程に対する違反があったとき、委託先において個人情報の適切な管理に関する契約条項に対する違反があったとき、その他地域住民等の不安を招きかねない事案が発生したときは、必要に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、委員会に情報提供し、又は本人へ通知するものとする。
(公表等)
第39条 総括保護管理者(消防本部においては消防長。以下この条において同じ。)は、漏えい等の事案が生じた場合には、法に基づく報告等の有無にかかわらず、当該事案の内容及び影響等に応じて、事実関係及び再発防止策について公表を行うものとする。
(1) 公表等を行うことで個人の生命、身体、財産の安全を侵害するおそれがあると認められる場合
(2) 公表等を行うことで捜査及び裁判に支障を及ぼすおそれがある場合
(3) 漏えい等に係る保有個人情報の本人が公表等を望まない意思を示した場合
(4) その他公表等を行わないことに相当の理由があると認められる場合
第10章 監査及び点検の実施
(点検)
第41条 保護管理者及びシステム管理者は、各課における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に、及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第42条 総括保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第11章 補則
第43条 この訓令に定めるもののほか、この訓令の施行に関し必要な事項は、管理者が別に定める。
附則
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
