(趣旨)

第1条　この規程は、杵藤地区広域市町村圏組合(以下「組合」という。)における文書事務の適正かつ能率的な運営を図るため、文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の種類)

第3条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第4条　文書には、次の各号により記号及び番号を付けなければならない。ただし、刊行物及び帳簿などで、記号及び番号を付けることが適当でないもの、又は軽易な文書には、これを省略することができる。

(課長の職務)

第5条　課長は、課における文書事務が適正かつ迅速に処理されるように、指導及び調整をしなければならない。

(文書主任)

第6条　課に文書主任を置く。

(文書主任の職務)

第7条　文書主任は、次の各号に掲げる事務を処理する。

(文書取扱者)

第8条　前条各号(第3号及び第4号を除く。)に掲げる文書主任の事務を補助するため、文書取扱者を置く。

(文書の取扱い)

第9条　文書は、常にその所在を明らかにし、災害、紛失、盗難等を予防しなければならない。

(文書の収受)

第10条　組合に到達した文書は、事務局総務課長が収受する。ただし、直接部署に到達した文書については、当該部署において収受することができる。

(文書の配布)

第11条　前条第1項本文の規定により収受した文書は、次の各号により処理しなければならない。

(部署における文書の取扱い)

第12条　文書主任は、文書を収受したときは、次の各号により処理しなければならない。ただし、親展文書は、未開封のまま名あて人に交付しなければならない。

(他の部署に関係ある文書)

第13条　収受文書が2以上の部署に関係があるときは、写しの配布又はその他の方法により、これを関係部署に通知しなければならない。

(電子文書の処理)

第14条　各課の文書主任は、電子文書が到達したときは、軽易なものを除きその内容を紙に出力し、前2条の規定の例により処理しなければならない。

(文書の起案)

第15条　事案の処理は、原則として文書によるものとし、次の各号により処理しなければならない。

(用字、用語等)

第16条　文書は、次の各号に掲げるものにより平易簡明に作成しなければならない。

(決裁区分の表示)

第17条　起案文書には、杵藤地区広域市町村圏組合事務専決及び代決規程(昭和50年規程第1号)の定めるところにより、次の区分を表示しなければならない。

(決裁)

第18条　起案文書は、順次回議し、上司の決裁を受けなければならない。

(代決及び後閲)

第19条　代決者が代決したときは、起案文書の代決者として押印した印影の上部に「代」と記し、必要があると認められるものは、更に「後閲」と記して速やかに決裁権者の後閲を受けなければならない。

(合議)

第20条　2以上の課に関係のある事項については、関係の深い課から順次合議しなければならない。

(文書の審査)

第21条　次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、事務局総務課長の審査を受けなければならない。

(電話、口頭による照会等の処理)

第22条　電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要な事項については、起案用紙を用いる等この規程に準じて処理するものとする。

(決裁後の処理)

第23条　決裁を経た文書は、起案者において決裁年月日を記入し、施行の手続きを取らなければならない。

(供覧)

第24条　文書の供覧は、当該文書の余白に決裁欄を押印し、「供覧」を表示して行うものとする。

(文書の浄書)

第25条　文書の浄書は、各部署で行うものとする。

(公印の押印等)

第26条　施行する文書は、公印を押し、原議書と契印をもって割印をしなければならない。ただし、軽易な文書については、公印及び契印を省略することができる。

(機密を要する発送文書)

第27条　発送文書で機密に属するもの又は親展の取扱いを要するものは、その文書及び封筒に、「秘」又は「親展」を表示しなければならない。

(文書の発送)

第28条　文書の発送は、各部署で行うものとする。

(ファクシミリ等を利用した文書の施行)

第29条　ファクシミリによる施行は、公印を省略した文書を、ファクシミリでの送付を了解している者に対して送付する場合に行うことができる。

(未完結文書の整理等)

第30条　未完結文書は、その処理の経過が明らかになるように所定の場所に整理して保管しなければいけない。

(完結文書の整理及び保存の原則)

第31条　完結文書は、文書分類表に従って分類整理し、必要なときは直ちに取り出せるように適切に保存しておかなければならない。

(文書分類表)

第32条　前条の文書分類表(細別を除く。)は、事務局総務課長が別に定める。

(完結文書の整理)

第33条　完結文書は、次の各号に定める方法により整理し、簿冊にとじ込まなければならない。

(保存期間)

第34条　完結文書の保存期間は、永久、10年、5年及び1年の4区分とし、その区分は、別表第2のとおりとする。ただし、法令に保存期間の定めがあるもの及びこれにより難いものの保存期間は、それぞれ法令で定める期間又は必要な期間とする。

(ファイリングシステム)

第35条　文書は、ファイリングシステムにより整理、保管及び保存することができる。

(完結文書管理台帳)

第36条　各部署の長は、年度(暦年整理のものは、年)が終了したときは、完結文書管理台帳(様式第8号)を作成し、その写しを事務局総務課長に提出するものとする。

(廃棄)

第37条　各課長は、保存文書が保存期間を満了したときは、廃棄文書目録(様式第9号)を作成し、速やかに廃棄するものとする。

(保存期間の延長)

第38条　各課長は、保存期間を経過した文書で、更に保存年限を定めて保存の必要のあるものについては、保存期間を延長することができる。

(廃棄の特例)

第39条　各課長は、保存期間を経過しない文書で保存の必要がないと認めるものを廃棄することができる。

(歴史的資料等の保存)

第40条　各課長は、前3条の規定により廃棄を決定した文書のうち歴史的又は文化的に価値があると認めるものについては、資料として保存しなければならない。

(文書廃棄上の注意)

第41条　廃棄する文書で、機密に属するもの又は印影等で悪用されるおそれがあると認めるものは、その部分を焼却し、又は裁断する等適切な処理をしなければならない。

(書庫の管理)

第42条　文書主任は、書庫を常に清掃整備するとともに火災、盗難、虫害及び湿気等を予防するよう努めなければならない。

(電磁的記録の管理)

第43条　電磁的記録の管理については、この章の規定にかかわらず、別に定めるところによる。

(補則)

第44条　この規程に定めるもののほか、文書の管理について必要な事項は、別に事務局総務課長が定める。